Để chuẩn bị cho công tác đăng cai, các Tiểu ban đã khảo sát, xây dựng, ban hành kế hoạch triển khai các điều kiện cơ sở vật chất như nâng cấp hệ thống bốt điện, có phương án phát điện dự phòng khi xảy ra sự cố; nâng cấp hệ thống điều hòa, giàn âm thanh, hệ thống cứu hỏa; thay mới toàn bộ các thiết bị điện, nước tại các khu phòng víp, phòng chức năng, khu vệ sinh; lắp đặt, thay mới các trang thiết bị, đường truyền dây dẫn mạng bảo đảm cũng cấp mạng wifi miễn phí tốc độ cao; đầu tư các thiết bị (máy hút bụi, máy trà sàn phục vụ dọn vệ sinh); trải thảm thi đấu chính thức tại mặt sân. Hiện tại, tỉnh đang tiếp tục hoàn thiện trang thiết bị các phòng chức năng gồm: phòng thay đồ cho vận động viên, phòng trọng tài, phòng giám sát, phòng Ban Tổ chức và điều phối viên, phòng khách VIP, phòng báo chí, phòng an ninh, phòng chuyên môn, phòng họp kỹ thuật… và cơ sở vật chất phục vụ thi đấu (bảng điện tử, cột treo cờ quốc gia, cờ thể thao, khung kéo cờ trao thưởng…).
Nhà thi đấu đa năng tỉnh Hà Nam được xây dựng từ năm 2014, với tổng mức đầu tư khoảng 1.000 tỉ đồng trên khu đất rộng 120 ha, thuộc địa phận xã Tiên Hiệp - thành phố Phủ Lý với tổng diện tích sàn 50.000 m2 có sức chứa 7.500 chỗ ngồi... Tất cả hệ thống trang thiết bị kỹ thuật như: Hệ thống điều hòa không khí, bảng điện tử, âm thanh, ánh sáng, phòng họp báo… đều đạt tiêu chuẩn thi đấu quốc tế.
Tại các vị trí sân tập phụ Nhà tập đa năng Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục thể thao tỉnh và Nhà tập đa năng Trường Cao đẳng Phát thanh Truyền hình I đã được nâng cấp, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị cần thiết sẵn sàng chuẩn bị cho công tác tập luyện.
Công tác tổng vệ sinh toàn bộ bên trong, bên ngoài và chỉnh trang khu khuôn viên sân Nhà thi đấu Thể dục thể thao được triển khai nghiêm túc, hiệu quả bảo đảm về cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp…
Ngoài ra, tỉnh Hà Nam đã tuyển chọn vào đào tạo 130 tình nguyện viên là học sinh các trường Trung học phổ thông trên địa bàn tỉnh. Các em đều có lợi thế về tiếng Anh và khả năng giao tiếp, sẽ tham gia vào các công việc như lễ tân, đưa đón đoàn vận động viên, cung cấp thông tin, hướng dẫn giao thông, hậu cần, phục vụ công tác thi đấu…
Bên cạnh việc cải tạo cơ sở vật chất phục vụ thi đấu, tỉnh Hà Nam chuẩn bị 2 khách sạn 5 sao để tiếp đón quan khách và các đoàn tham dự. Đội bóng của các nước sẽ ăn ở tập trung tại Khách sạn Mường Thanh và các quan chức lưu trú tại Khách sạn Vinper.
Các khách sạn đều đảm bảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ ăn, uống các món ăn Âu, Á, món ăn cho vận động viên đạo Hồi, đảm bảo vệ sinh, an toàn thực phẩm đáp ứng nhu cầu cho các đoàn về thi đấu.
Tỉnh cũng đã xây dựng phương án phân luồng, đảm bảo giao thông; bố trí lực lượng dẫn đường cho xe của khách VIP, quan chức của Đại hội có xe tiêu chuẩn dẫn đường. Giao thông tại địa điểm thi đấu, khu tập luyện, địa điểm lưu trú đều thuận lợi và thông suốt, Công an tỉnh Hà Nam đã xây dựng kế hoạch phân luồng, hướng dẫn các đội bóng về tham dự di chuyển theo các tuyến đường cố định từ địa điểm lưu trú tới nơi tập luyện và nơi thi đấu chính. Xây dựng kế hoạch chi tiết, phối hợp đưa đón các đoàn, Ban Tổ chức, Trọng tài, giám sát tại giải trong quá trình tham gia tập luyện và thi đấu.
Công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ được triển khai thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch của Bộ Công an, Công an tỉnh Hà Nam đã xây dựng Kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự phân công lực lượng làm nhiệm vụ phụ vụ cho Lễ khai mạc, bế mạc SEA Games 31 tại Hà Nội và đảm bảo an ninh trật tự trong chương trình SEA Games tổ chức tại địa phương.
Hệ thống camera an ninh chất lượng cao của trung ương và địa phương đã được lắp đặt hoàn thiện tại Nhà thi đấu Thể dục thể thao tỉnh Hà Nam.
Hệ thống cứu hỏa được trang bị đầy đủ, công xuất lớn để bảo đảm xử lý nhanh khi có tình huống cháy nổ xảy ra ở các địa điểm lưu trú, sân tập phụ và Nhà thi đấu chính.
Các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm tại địa điểm lưu trú, nguồn nước, công tác trực cấp cứu và phòng chống dịch COVID-19 được thực hiện theo yêu cầu của Ban Tổ chức trung ương và Kế hoạch thực hiện của Sở Y tế địa phương.
Tính đến thời điểm hiện tại, tỉnh Hà Nam đã hoàn thiện khu y tế tập trung, khu kiểm tra Doping tại Nhà thi đấu Thể dục thể thao tỉnh theo yêu cầu của Ban Tổ chức trung ương…
Từ nay đến khi tổ chức Đại hội, tỉnh Hà Nam sẽ tổng rà soát, hoàn thiện đầy đủ các trang thiết bị các phòng chức năng: phòng thay đồ cho vận động viên, phòng trọng tài, phòng giám sát, phòng Ban Tổ chức và điều phối viên, phòng khách Vip, phòng báo chí, phòng an ninh, phòng chuyên môn, phòng họp kỹ thuật… và cơ sở vật chất phục vụ thi đấu (bảng điện tử, biển tên các quốc gia, cờ các nước…) theo yêu cầu của Ban Tổ chức SEA Games 31.
Tăng cường các hoạt động tuyên truyền, cổ động trực quan tại địa điểm thi đấu và nơi công cộng. Tiếp tục trang hoàng cảnh quan môi trường, đường phố trên các tuyến đường chính, tại nơi cư trú 2 khách sạn Mường Thanh và Vinber, khuôn viên Nhà thi đấu và các địa điểm sân tập phụ...
