Bảo đảm thống nhất giữa quy trình nội bộ và quy trình điện tử
Theo Khung quy trình, quy trình nội bộ phải xác định rõ công việc, cơ quan, đơn vị hoặc vị trí thực hiện, thời gian và sản phẩm tại từng bước; quy trình điện tử thể hiện các nội dung này thành luồng xử lý trên Hệ thống. Quy trình điện tử chỉ được thiết lập hoặc điều chỉnh sau khi nội dung pháp lý, nghiệp vụ, cơ quan thực hiện và người có thẩm quyền ký kết quả đã được cơ quan có trách nhiệm xác nhận.
Việc sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung không làm thay đổi thẩm quyền phê duyệt quy trình nội bộ, thẩm quyền giải quyết và ký kết quả của Bộ, địa phương. Đồng thời, tổ chức, cá nhân không phải cung cấp lại thông tin, giấy tờ mà cơ quan có thẩm quyền đang quản lý và có thể khai thác hợp pháp.
Khung quy trình xác định 07 giai đoạn tổng quát gồm: nộp hoặc khởi tạo hồ sơ; tiếp nhận và kiểm tra ban đầu; phân công và xử lý chuyên môn; thẩm định, xác minh hoặc phối hợp (nếu có); kiểm soát, trình và quyết định; ký, phát hành hoặc xác lập kết quả; trả kết quả, lưu trữ và tái sử dụng. Tuy nhiên, đây là khung tham chiếu, không bắt buộc mọi thủ tục hành chính phải phát sinh đầy đủ hoặc thực hiện tuần tự cả 07 giai đoạn. Cơ quan, đơn vị căn cứ tính chất từng thủ tục để xác định những bước xử lý thực sự phát sinh; các giai đoạn có thể được gộp, không phát sinh, lặp lại, thực hiện đồng thời hoặc tự động hóa, nhưng phải bảo đảm đúng thẩm quyền và tổng thời hạn giải quyết.
Quy trình nội bộ phải dẫn chiếu Quyết định công bố thủ tục hành chính còn hiệu lực; xác định rõ nội dung công việc, cơ quan, đơn vị hoặc vị trí thực hiện, thời gian tối đa, sản phẩm hoặc kết quả và bước tiếp theo. Tổng thời gian các bước không được vượt quá thời hạn giải quyết thủ tục hành chính; thời gian phối hợp, nếu có, phải được phân bổ cụ thể. Quy trình cũng phải thể hiện các trường hợp xử lý phát sinh như không thuộc thẩm quyền, yêu cầu hoàn thiện, bổ sung trong quá trình xử lý, phối hợp, từ chối, dừng, quá hạn hoặc không khai thác được dữ liệu.
Phân định rõ trách nhiệm trong xây dựng và vận hành quy trình
Đối với thủ tục hành chính cấp Bộ, Cục, Vụ, cơ quan, đơn vị chuyên môn chủ trì xây dựng mới hoặc điều chỉnh quy trình nội bộ thuộc lĩnh vực được giao, gửi Văn phòng Bộ để kiểm soát, cho ý kiến, tổng hợp và trình phê duyệt theo thẩm quyền. Sau khi quy trình nội bộ được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chuyên môn gửi Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy trình cùng các thông tin cần thiết để thiết lập hoặc điều chỉnh quy trình điện tử. Cơ quan, đơn vị chuyên môn chịu trách nhiệm xác nhận nội dung nghiệp vụ, cơ quan thực hiện, người có thẩm quyền ký và kết quả giải quyết; Trung tâm Chuyển đổi số chịu trách nhiệm về việc thiết lập, vận hành kỹ thuật trên Hệ thống.
Đối với thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp xã, cơ quan chuyên môn cấp tỉnh chủ trì xây dựng mới hoặc điều chỉnh quy trình nội bộ, thực hiện lấy ý kiến và trình phê duyệt theo thẩm quyền của địa phương. Bộ không phê duyệt lại quy trình nội bộ của địa phương. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao một cơ quan hoặc đơn vị làm đầu mối nghiệp vụ phối hợp với Bộ và một đầu mối quản trị Hệ thống, đồng thời xác định rõ trách nhiệm cung cấp, kiểm tra, cập nhật, công khai thông tin, phối hợp kiểm thử, đưa quy trình điện tử vào vận hành và xử lý vướng mắc.
Để thiết lập hoặc điều chỉnh quy trình điện tử, cơ quan, đơn vị phải cung cấp các thông tin gồm tên, mã thủ tục hành chính và Quyết định công bố thủ tục hành chính còn hiệu lực; quy trình nội bộ đã được phê duyệt; cơ quan tiếp nhận, cơ quan giải quyết, đơn vị hoặc bộ phận xử lý chuyên môn, vị trí hoặc chức danh thực hiện từng bước; người có thẩm quyền quyết định hoặc ký kết quả; các đầu mối nghiệp vụ, quản trị Hệ thống, phối hợp kiểm thử và ngày dự kiến áp dụng. Đối với thủ tục hành chính có thông tin, giấy tờ dự kiến khai thác, thay thế hoặc tái sử dụng bằng dữ liệu, phải có bảng rà soát dữ liệu tương ứng.
Tăng cường khai thác dữ liệu, bảo đảm đúng thẩm quyền
Khung quy trình quy định cụ thể việc xử lý đối với thủ tục hành chính đặc thù của địa phương, trường hợp phân cấp, phân định thẩm quyền và ủy quyền. Theo đó, thủ tục hành chính đặc thù của địa phương chỉ được cập nhật, công khai và tổ chức cung cấp trên Hệ thống khi có đầy đủ căn cứ pháp lý, Quyết định công bố thủ tục hành chính và quy trình nội bộ được phê duyệt đúng thẩm quyền; đồng thời phải xác định rõ cơ quan tiếp nhận, cơ quan giải quyết, người có thẩm quyền quyết định hoặc ký kết quả, phạm vi và thời điểm áp dụng.
Đối với trường hợp phân cấp, phân định thẩm quyền, việc cập nhật, công khai và thiết lập trên Hệ thống phải căn cứ văn bản phân cấp, phân định thẩm quyền còn hiệu lực và Quyết định công bố thủ tục hành chính tương ứng.
Việc phân cấp tiếp cho cơ quan, đơn vị hoặc cấp xã chỉ được thực hiện khi văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép. Trường hợp chỉ thay đổi cơ quan thực hiện mà không hình thành thủ tục hành chính độc lập thì không tạo mã thủ tục hành chính mới.
Đối với trường hợp ủy quyền, việc thiết lập trên Hệ thống phải căn cứ văn bản ủy quyền còn hiệu lực, trong đó xác định rõ bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung, phạm vi, địa bàn, người có thẩm quyền ký kết quả và thời hạn ủy quyền.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 04/8/2026 và bãi bỏ Quyết định số 54/QĐ-BVHTTDL ngày 10/1/2026 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc công bố Khung quy trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình tập trung.
Các quy trình nội bộ đã được phê duyệt và quy trình điện tử đã được thiết lập, đang áp dụng trước ngày Quyết định mới có hiệu lực được tiếp tục thực hiện nếu còn phù hợp với thủ tục hành chính đã được công bố và quy định của pháp luật hiện hành.
Việc xây dựng mới hoặc điều chỉnh được thực hiện theo Khung quy trình khi có thay đổi về thủ tục hành chính, căn cứ pháp lý, thẩm quyền, nghiệp vụ, tổ chức thực hiện, yêu cầu khai thác, tái sử dụng dữ liệu hoặc yêu cầu vận hành Hệ thống.
