Báo cáo tại buổi làm việc, ông Nguyễn Hải Đường - Phó Chánh Văn phòng Cục Thể dục thể thao Việt Nam - cho biết: Tổ Hợp tác quốc tế thuộc Văn phòng Cục đã hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, cùng với đó là dự toán kinh phí tổng thể về công tác tổ chức Hội nghị Bộ trưởng ASEAN về Thể thao lần thứ 8 (AMMS8) và các Hội nghị liên quan. Hiện tại, các Tiểu ban Lễ tân, Tài chính, Hậu cần, Tiểu ban Nội dung và Truyền thông đã được thành lập.
Bộ phận thường trực đã phối hợp với Ban Thư ký ASEAN và báo cáo thống nhất với chủ đề của Hội nghị là: Định hướng Thể thao góp phần phát triển bền vững. Đồng thời, ấn định thời gian diễn ra từ ngày 11 đến 18/10 bao gồm cả Hội nghị AMMS8 và Hội nghị quan chức cấp cao ASEAN về thể thao lần thứ 16 (SOMS16). Phối hợp với Ban Thư ký ASEAN góp ý các văn kiện liên quan đến ASEAN - FIFA; ASEAN - WADA ở cấp SOMS cùng các sự kiện liên quan giữa ASEAN với Nhật Bản tại Việt Nam và tham gia các sự kiện của ASEAN tại các nước.
Ban Tổ chức cũng đã trình bổ sung nhân sự và các Tiểu ban của Hội nghị sau khi các Bộ, Ban, Ngành gửi công văn; Phối hợp với Trung tâm Thông tin - Truyền thông Thể dục thể thao để lên kế hoạch chi tiết công tác truyền thông, tuyên truyền cho Hội nghị. Riêng Tiểu ban An ninh sẽ được Bộ Công an trực tiếp tổ chức để đảm bảo tốt nhất cho Hội nghị.
Về các công tác Lễ tân, Hậu cần, Ban Tổ chức đã chuẩn bị nội dung Giấy mời, lựa chọn nhà cung cấp phương tiện vận chuyển, địa điểm ăn ở, khảo sát các phòng hội nghị cũng như cơ sở vật chất liên quan.
Hiện tại, nội dung thảo luận và kịch bản điều hành của Bộ trưởng chủ trì AMMS đã được xây dựng cụ thể và chi tiết, các bài phát biểu cho các lấp lãnh đạo cũng hoàn tất.
Phó Chánh Văn phòng Nguyễn Hải Đường cũng cho biết, công tác tổ chức diễn ra vào thời điểm Chính phủ triển khai sắp xếp lại bộ máy tổ chức, vì thế, việc phối hợp với một số Bộ, Ban, Ngành đang gặp khó khăn. Kinh phí cũng đang được Bộ Tài chính thẩm định nhưng cần phân tách rõ các nhiệm vụ theo từng nhóm để triển khai công việc được hiệu quả. Hội nghị SOMS và AMMS sẽ liên tiếp nhau vì thế, khi có kết luận của SOMS 16 thì bộ phận thường trực phối hợp với Thư ký ASEAN để hoàn thiện báo cáo tại AMMS 8.
Phát biểu tại buổi làm việc, bà Trần Hải Vân - Phó Cục trưởng Cục Hợp tác Quốc tế (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) - khẳng định: Với những sự kiện lớn, nhiều khả năng có những cuộc họp song phương giữa các quốc gia, vì thế, Cục Hợp tác Quốc tế đề nghị cần bố trí các phòng họp nhỏ để thuận tiện triển khai các cuộc họp bên lề. Công tác Lễ tân tại địa điểm tổ chức cần tích hợp quảng bá văn hóa, du lịch. Xem xét bố trí tại sảnh các không gian trưng bày giới thiệu về văn hóa, nghệ thuật, thông tin du lịch. Phần dịch cabin cần tăng số lượng cán bộ khi cần có bộ phận dịch bám sát Bộ trưởng và một số lãnh đạo khác.
Tại buổi làm việc, ông Lý Đức Thùy - Giám Đốc Trung tâm Thông tin - Truyền thông Thể dục thể thao - báo cáo: Bộ phận truyền thông cũng đã xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện xuyên suốt 2025, các clip trình chiếu cũng đã được Trung tâm triển khai bám sát với chủ đề của Hội nghị cũng như phối hợp với các đơn vị trong Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch xây dựng thêm một số sản phẩm để phục vụ Hội nghị.
Bên cạnh đó, Phó Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam Lê Thị Hoàng Yến cũng cho rằng, cần truyền thông sự kiện này tại các sự kiện thể thao quốc gia trong nước và các sự kiện thể thao quốc tế tại Việt Nam. Đưa logo ASEAN trên backdrop cũng như hình ảnh trực quan tại các địa điểm thi đấu.
Sau khi nghe các ý kiến đóng góp tại buổi làm việc, Cục trưởng Nguyễn Danh Hoàng Việt nhấn mạnh: Việc tổ chức AMMS 8 và các Hội nghị liên quan sẽ giúp Việt Nam thể hiện vai trò thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trên cương vị quốc gia thành viên ASEAN. Đồng thời, đây cũng là dịp quảng bá, giới thiệu hình ảnh đất nước, con người Việt Nam tới bạn bè quốc tế, tăng cường tình hữu nghị và sự hiểu biết lẫn nhau trong Cộng đồng ASEAN.
Cục Thể dục thể thao Việt Nam là đơn vị thường trực, vì thế, đề nghị các đơn vị liên quan chuẩn bị rất chi tiết các nội dung công việc, xây dựng lộ trình thực hiện. Thời gian không còn nhiều, do vậy, các thành viên thuộc các Tiểu ban cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, mỗi bộ phận cần chủ động triển khai công việc, phối hợp thường xuyên với các đầu mối triển khai hiệu quả.
Đồng ý quan điểm của Cục Hợp tác Quốc tế, Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam Nguyễn Danh Hoàng Việt đề nghị phối hợp các đơn vị liên quan, khảo sát việc trưng bày triển lãm về quan hệ hợp tác giữa Việt Nam và ASEAN.
Để công việc thuận lợi, Cục trưởng Cục Thể dục thể thao Việt Nam đề nghị mời Cục Du lịch Quốc gia Việt Nam, Cục Báo chí, Cục Phát thanh, Truyền hình và Thông tin Điện tử tham gia Ban Tổ chức để triển khai các công việc liên quan tới quảng bá hình ảnh đất nước, con người Việt Nam, tăng cường truyền thông cho sự kiện cùng các Hội nghị liên quan. Cục trưởng Nguyễn Danh Hoàng Việt cũng đề nghị, các Tiểu ban sớm hoàn thiện Đề án, kế hoạch triển khai chi tiết trong thời gian sớm nhất trong 2 tuần tới để báo cáo lãnh đạo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
