Hội nghị khẳng định là phiên họp kỹ thuật mang tính bắt buộc và quyết định của nước chủ nhà đối với tất cả các Ủy ban Olympic Quốc gia tham dự. Tại đây, Ban Tổ chức ASIAD 20 Nhật Bản tiến hành rà soát, đối chiếu hồ sơ và nhận xác nhận đăng ký cuối cùng từ các đoàn thể thao. Đại diện đoàn Việt Nam tham dự Hội nghị với bản danh sách đăng ký gồm 498 thành viên, trong đó có 348 vận động viên. Phiên làm việc này cũng là cơ hội cuối cùng để đoàn thể thao nước nhà thông báo và cập nhật chính thức các trường hợp thay đổi nhân sự do chấn thương phát sinh ở một số đội tuyển quốc gia trong suốt quá trình tập huấn vừa qua. Theo quy định của Hội đồng Olympic châu Á (OCA), ngay sau khi các đoàn hoàn tất việc ký kết và nộp thông báo chính thức tại Hội nghị, toàn bộ danh sách thành viên sẽ được đóng lại và mọi sự điều chỉnh nhân sự sau thời điểm này đều không còn hiệu lực.
Trước đó, Hội đồng Olympic châu Á cùng Ban Tổ chức nước chủ nhà Nhật Bản xác nhận đã có hơn 17.000 vận động viên và quan chức đăng ký tham dự Đại hội trước hạn chót đăng ký theo tên (Entry by Name) hồi tháng 7. Quy mô khổng lồ này phản ánh sức hút mãnh liệt của ngày hội thể thao lớn nhất châu lục lần thứ ba trở lại xứ sở Hoa Anh đào. Đại hội Thể thao châu Á lần thứ 20 sẽ chính thức diễn ra từ ngày 19/9 đến 4/10/2026 tại tỉnh Aichi và thành phố Nagoya, tranh tài ở 469 nội dung thuộc 43 môn thể thao (bao gồm 71 phân môn).
Tại kỳ Á vận hội lần này, Thể thao Việt Nam dự tranh ở 33 môn và phân môn trọng điểm gồm: Điền kinh, Bơi, Cử tạ, Bắn súng, Rowing, Canoeing, Cầu mây, Karate, Thể dục dụng cụ, Taekwondo, Bắn cung, quyền Anh (Boxing), Vật, Xe đạp, Wushu, Kurash, Jujitsu, Bóng chuyền trong nhà nam, Bóng chuyền trong nhà nữ, Bóng chuyền bãi biển nam, Bóng chuyền bãi biển nữ, Bóng đá nam, Bóng đá nữ, Judo, Golf, Bóng ném, Cầu lông, Đấu kiếm, Sailing, Teqball, Thể thao điện tử (Esports), Nhảy breaking và Võ thuật tổng hợp (MMA).
Song song với việc chốt danh sách kỹ thuật tại Nhật Bản, ngày 9/9 tại Hà Nội, sẽ diễn ra Lễ xuất quân của Đoàn Thể thao Việt Nam, sẵn sàng bước vào hành trình chinh phục đỉnh cao châu lục với tinh thần quyết tâm và khát vọng mang vinh quang về cho Tổ quốc.
