Theo kế hoạch, Lễ chào đón các đoàn, trong đó có nghi thức thượng cờ, được tổ chức tại Fuji Plaza thuộc Garden Pier, Cảng Nagoya, nơi Ban Tổ chức bố trí khu Athletes Interaction Area dành cho các vận động viên.
Ban Tổ chức Aichi-Nagoya 2026 cho biết, Lễ chào đón các đoàn (Team Welcome Ceremony) được tổ chức trong 3 ngày (16, 17 và 18/9), với 3 khung giờ mỗi ngày vào 10 giờ, 13 giờ 30 và 17 giờ. Mỗi phiên có từ 3-6 đoàn tham dự.
Do không gian tổ chức có giới hạn, mỗi đoàn được bố trí tối đa 14 thành viên, gồm Trưởng đoàn hoặc đại diện đoàn, các vận động viên và cán bộ. Chương trình gồm phần đón và giới thiệu các đoàn, biểu diễn văn hóa, phát biểu chào mừng, nghi thức thượng cờ, trao quà lưu niệm và chụp ảnh.
Chủ đề của chương trình được hướng tới tinh thần gắn kết các đoàn bằng sự hiếu khách đặc trưng của Aichi-Nagoya.
Trưởng Đoàn Thể thao Việt Nam tại ASIAD 20 Nguyễn Hồng Minh cho biết, theo hướng dẫn của Ban Tổ chức và do địa điểm tiến hành nghi lễ không rộng, Đoàn Thể thao Việt Nam sẽ tham dự với khoảng 12-14 thành viên. Trong đó có 4 vận động viên, gồm 2 vận động viên bóng chuyền và 2 vận động viên cầu mây. Lễ thượng cờ đoàn Thể thao Việt Nam sẽ diễn ra vào 10 giờ ngày 18/9 (theo giờ địa phương).
Đây sẽ là một trong những nghi thức đáng chú ý của Đoàn Thể thao Việt Nam trước thời điểm ASIAD 20 chính thức khai mạc. Khi Quốc kỳ Việt Nam được kéo lên tại Cảng Nagoya, các thành viên của Đoàn cũng bước vào những ngày tranh tài với mục tiêu và trách nhiệm đã được xác định trước khi lên đường.
Theo Trưởng đoàn Nguyễn Hồng Minh, đến thời điểm hiện tại, sức khỏe của các vận động viên ổn định và toàn đoàn đã sẵn sàng bước vào tranh tài.
Một trong những vấn đề mà Đoàn Thể thao Việt Nam phải thích ứng tại ASIAD 20 là điều kiện lưu trú. Do Đại hội không tổ chức Làng Vận động viên tập trung theo mô hình truyền thống, các thành viên được bố trí tại nhiều địa điểm khác nhau. Việc lực lượng phân tán phần nào tạo ra những khó khăn trong công tác chỉ đạo, điều hành cũng như yêu cầu xử lý nhanh các tình huống phát sinh.
Tuy nhiên, Trưởng đoàn Nguyễn Hồng Minh cho biết, Đoàn Thể thao Việt Nam đã xây dựng phương án để thích ứng với điều kiện tổ chức thực tế tại Nhật Bản, bảo đảm công tác phối hợp và hỗ trợ các đội tuyển trong suốt thời gian thi đấu.
Không khí trước giờ khai mạc tại Aichi-Nagoya cũng đang nóng lên từng ngày. Trong ngày 18/9, bên cạnh các lễ chào đón đoàn, chặng cuối của hành trình rước đuốc ASIAD 20 tiếp tục diễn ra tại Hisaya-odori Park.
Tối cùng ngày, chương trình Grand Goal khép lại hành trình của khoảng 1.000 người tham gia rước đuốc trước khi ngọn lửa được chuyển tới Lễ khai mạc. Theo Ban Tổ chức, cựu vận động viên Yokozuna Hakuho Sho sẽ là người chạy cuối trong sự kiện này.
Lễ khai mạc ASIAD 20 diễn ra lúc 18 giờ ngày 19/9 tại Nagoya City Mizuho Park Athletic Stadium. Ban Tổ chức đã yêu cầu khán giả hoàn thành thủ tục xác minh danh tính và vào sân sớm do các biện pháp kiểm soát an ninh được áp dụng trong ngày khai mạc.
Từ khoảnh khắc Quốc kỳ Việt Nam được kéo lên tại Lễ chào đón sáng 18/9, hành trình của Đoàn Thể thao Việt Nam tại ASIAD 20 chính thức bắt đầu. Với lực lượng đã sẵn sàng và các phương án vận hành được chuẩn bị để thích ứng với đặc thù của Đại hội, toàn đoàn hướng tới những ngày tranh tài phía trước với tinh thần tập trung và quyết tâm cao nhất.
Tại kỳ Á vận hội lần này, Đoàn Thể thao Việt Nam tham dự với quy mô 498 thành viên, trong đó có 348 vận động viên tranh tài ở 33 môn và phân môn chính thức, với chỉ tiêu phấn đấu giành từ 4 huy chương vàng trở lên.
