Theo kế hoạch, Đại hội sẽ được tổ chức từ ngày 9 đến 21/2. Địa điểm chính đăng cai tổ chức Đại hội là tỉnh Quảng Ninh. Đại hội cũng sẽ được tổ chức tại một số địa điểm khác tại Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Nam Định và Thanh Hóa.
Tại buổi làm việc, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thể dục thể thao, Trưởng Tiểu ban thư ký tổng hợp và khen thưởng Nguyễn Hồng Minh cho biết, hiện các Tiểu ban đã được thành lập và đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng Tiểu ban. Tổng cộng có 51 nhiệm vụ cần được triển thực hiện cho công tác tổ chức Đại hội.
Về các nhiệm vụ cụ thể, với công tác chuyên môn kỹ thuật, hiện đã hoàn thành việc xây dựng chương trình hoạt động của tất cả các môn trong chương trình thi đấu của Đại hội; lập dự toán chi tiết tổ chức các môn thể thao trong chương trình Đại hội; khảo sát các địa điểm thi đấu và làm việc với các đơn vị đăng cai xây dựng bảng phân tách nhiệm vụ giữa trung ương và địa phương như Quảng Ninh, Ninh Bình, Bắc Ninh, Hải Phòng.
Hiện Ban Tổ chức cũng đã ban hành lịch thi đấu chi tiết các môn trong chương trình Đại hội và các văn bản gửi địa phương, Liên đoàn và Hiệp hội Thể thao quốc gia cử người tham gia Ban Tổ chức các môn thi tại Đại hội; xây dựng và gửi các mẫu form đăng ký các môn cho các đơn vị trên toàn quốc; tổng hợp đăng ký chính thức các môn trong chương trình Đại hội; rà soát trang thiết bị chuẩn bị tổ chức thi đấu; lên danh sách dự kiến Ban Tổ chức và các trọng tài điều hành tại Đại hội; hoàn thành thu thập đăng ký sơ bộ các môn trong chương trình Đại hội (với số lượng dự kiến 2.610 Cán bộ/huấn luyện viên và 10.357 vận động viên).
Về công tác chuyên môn kỹ thuật, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thể dục thể thao, Trưởng Tiểu ban Chuyên môn - Kỹ thuật Trần Đức Phấn cho biết thêm, đến hết tuần này sau khi các địa phương hoàn thành việc đăng ký, Tiểu ban sẽ rà soát đưa vào chương trình thi đấu cụ thể.
Tại Đại hội lần này, sẽ có các môn thi đấu trước ngày khai mạc là rowing, thi đấu vào ngày 18/23.11; môn Bắn súng từ ngày 23 đến 29/11; môn karatedo thi đấu từ ngày 26 đến 30/11; bóng đá nam từ ngày 26/11 đến 10/12; Nhảy cầu từ ngày 28/11 đến 1/12; bóng rổ 5x5 từ ngày 28/11 đến 4/12); môn billards&Snooker; môn vật và môn bóng chuyền trong nhà…
Về công tác kiểm tra doping, hiện đã tiến hành xây dựng dự toán và trình cấp trên phê duyệt; xây dựng kế hoạch kiểm tra các địa điểm trạm lấy mẫu kiểm tra doping; xây dựng kế hoạch kiểm tra doping chi tiết cho từng nội dung thi đấu; xây dựng kế hoạch truyền thông doping tại các điểm thi đấu; hoàn thiện bản thảo Sổ tay phòng chống doping phục vụ Đại hội…
Đối với công tác thông tin truyền thông, Phó Tổng cục trưởng, Trưởng Tiểu ban Thông tin - Truyền thông Lê Thị Hoàng Yến khẳng định, hiện Tiểu ban đã thống nhất xong với Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Ninh về bộ nhận diện, linh vật, bài hát và khẩu hiệu của Đại hội. Đồng thời, đã xây dựng xong bộ nhận diện, logo, Website chính thức của Đại hội. Dự kiến từ ngày 20/11, Tiểu ban sẽ tiến hành tổ chức họp báo lần 1 tại Hà Nội. Ngày 7 đến 8/12 tiến hành họp báo lần 2 và khai trương Trung tâm Báo chí tại Quảng Ninh.
Đánh giá cao công tác chuẩn bị của các Tiểu ban, Thứ trưởng Hoàng Đạo Cương đề nghị, Tổng cục Thể dục thể thao, đặc biệt là bộ phận tài chính sớm có văn bản hướng dẫn các địa phương cũng như cán bộ phụ trách từng môn thể thao nằm trong hệ thống thi đấu chính thức của Đại hội nắm rõ về việc sử dụng kinh phí phân bổ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Qua đó, giúp cho công tác thanh quyết toán sau Đại hội đảm bảo, đúng luật.
Thứ trưởng Hoàng Đạo Cương yêu cầu từ ngày 6/11, Tổng cục Thể dục thể thao khẩn trương bố trí làm việc làm rõ các đầu mối công việc, nguồn kinh phí, chốt các phương án tổ chức những môn thi đấu diễn ra tại Khu Liên hợp thể thao quốc gia (Khu Thể thao dưới nước và sân Mỹ Đình).
Rút kinh nghiệm từ SEA Games 31, Thứ trưởng yêu cầu công tác Doping ở kỳ Đại hội này cần phải làm thật tốt bằng việc đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức của các huấn luyện viên, vận động viên về phòng chống doping. Đặc biệt phải tăng cường công tác kiểm tra doping đối với các vận động viên đoạt huy chương để kịp thời phát hiện ra các trường hợp vi phạm.
Thời gian diễn ra Đại hội Thể thao toàn quốc lần thứ IX đang đến cận kề, Thứ trưởng Hoàng Đạo Cương đề nghị mỗi cán bộ của từng tiểu ban cần phát huy tốt nhất trình độ chuyên môn và phối hợp chặt chẽ để giải quyết, xử lý các vướng mắc, khó khăn trong quá trình chuẩn bị một cách nhanh, hiệu quả nhất. Tất cả hướng tới mục tiêu tổ chức một kỳ Đại hội trong sạch, lành mạnh, đảm bảo đúng tinh thần thể thao cao thượng.
Thứ trưởng chỉ đạo: “Chúng ta đã đăng cai tổ chức thành công SEA Games 31 - Đại hội thể thao lớn nhất khu vực. Vì vậy, sẽ không có lý gì để không tổ chức thành công Đại hội thể thao lớn nhất nước, 4 năm mới tổ chức 1 lần. Vì thế mọi công tác chuẩn bị cho Đại hội cần được tiến hành khẩn trương, chu đáo, kỹ lưỡng”.
