Ban Tổ chức sử dụng toàn bộ mặt sân vận động làm không gian trình diễn Chương trình nghệ thuật "Xòe Thái - Tinh hoa miền di sản” với sự tham gia của trên 3.000 nghệ sĩ, diễn viên, nghệ nhân; trong đó, chỉ riêng màn Đại xòe diễn ra với quy mô 2.022 người. Vì vậy, Ban Tổ chức đã quyết định phát vé miễn phí thay bằng mở cửa tự do bởi sức chứa của sân có hạn không thể đáp ứng được nhu cầu tham dự của nhân dân và du khách. Việc này cũng để kiểm soát người vào sân nhằm bảo đảm tốt cho công tác phục vụ nhân dân, du khách được tham dự sự kiện trong sân vận động; đồng thời đảm bảo các quy định về an ninh trật tự trong quá trình diễn ra sự kiện.
Ngoài ra, Ban Tổ chức đã bố trí trên địa bàn thị xã Nghĩa Lộ 6 khu vực có màn hình LED và không gian rộng rãi, có đội ngũ cán bộ, lực lượng vũ trang hướng dẫn người dân, du khách tham dự, trải nghiệm các hoạt động của sự kiện. Cùng với đó, lực lượng chức năng thị xã Nghĩa Lộ và các huyện lân cận như Văn Chấn, Mù Cang Chải đã tăng cường kiểm tra hệ thống an ninh, phòng cháy, chữa cháy và công tác phòng, chống dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm... của các cơ sở lưu trú đón khách. Chủ các nhà hàng ăn uống, khách sạn, nhà nghỉ, homestay đã tiến hành sửa chữa, nâng cấp lại toàn bộ cơ sở vật chất sẵn sàng đón khách trong đợt cao điểm này với tiêu chí an toàn, thân thiện.
Theo đó, nhân dân và du khách muốn có vé vào sân phải đăng ký lấy vé qua 2 địa chỉ: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (số 587 đường Yên Ninh, thành phố Yên Bái; liên hệ ông Tô Xuân Sơn, điện thoại 094546562 hoặc bà Chu Thị Thu Hương, điện thoại 0947391187); Ủy ban nhân dân thị xã Nghĩa Lộ (tổ 1, phường Tân An, thị xã Nghĩa Lộ, tỉnh Yên Bái; liên hệ ông Phạm Tuấn Tài, điện thoại 0917333162 hoặc ông Đinh Anh Tuấn, điện thoại 0888060998).
